Effectief vergaderen doet u zo
Met vergaderingen gaat meer productiviteit verloren dan met telefoongesprekken, kopieerwerk, reizen en geroddel bij de koffieautomaat. Er valt dus veel te verdienen door goed te vergaderen.
Reken maar uit. Als u vijf uur vergadert per week, dan komt u met 48 werkweken op jaarbasis uit op 240 uur in totaal. De gemiddelde manager besteedt al snel tien uur per week aan vergaderingen. Daar komt bij dat niemand in z’n eentje vergadert, dus de kosten lopen exponentieel op.
- Belangrijke informatie vooraf versturen
- Bepaal de locatie
- Bereid u goed voor
- Maak een goede deelnemerslijst
- Steeds minder
In veel vergaderingen gaat onnodig veel tijd verloren aan informatie-uitwisseling. Dit hardop denken leidt daarbij tot misverstanden en onbruikbare notulen. Verstuur de belangrijkste informatie van tevoren via e-mail.
Bepaal of de deelnemers daadwerkelijk bij elkaar moeten komen of dat het mogelijk is om de vergadering telefonisch te houden. Dit kan veel reistijd besparen.
Bepaal duidelijk de belangrijkste doelen voor de ontmoeting. Stel een korte agenda op die binnen de gestelde tijd kan worden afgewerkt. Meld begin- en eindtijd duidelijk. Zorg ervoor dat de vergadering ook binnen die tijd is afgerond.
Kijk kritisch naar de deelnemerslijst. Zorg dat de sleutelfiguren aanwezig zijn. Andere collega’s hebben misschien genoeg aan de stukken vooraf en de notulen achteraf.
Plan de ontmoeting zodanig, dat de groep eventueel tijdens de vergadering kleiner kan worden. Behandel dus de onderwerpen waar iedereen bij betrokken is het eerst.
- Tijdens de vergadering
- Begin op tijd en wacht niet op laatkomers, want dat verspilt de tijd van degenen die wel op tijd zijn. Sluit de deur!
- Wees duidelijk over de doelstellingen van de vergadering, het uitwisselen van informatie, het coordineren van actie, het motiveren van een team of het oplossen van problemen.
- Duld geen onderbrekingen. In een goed lopende vergadering heeft niemand tijd voor andere zaken. En alle deelnemers weten exact hoe laat de vergadering afgelopen is.
- Houd de rode draad vast. Zorg ervoor dat er alleen over het agendapunt wordt gesproken. Een onderwerp tegelijk.
- Sluit elk agendapunt af met een samenvatting en formuleer de volgende stappen: wie, wat, waar, wanneer en hoe? Rond nadrukkelijk af. Zorg ervoor dat alle betrokkenen hun instemming betuigen.
- Uitlopen
- Na de vergadering
Een goed geleide vergadering kan eenvoudig worden samengevat. Zorg ervoor dat de notulen zo snel mogelijk bij de aanwezigen en andere betrokken zijn. De notulen zijn bondig en precies. Vooral actiepunten zijn ondubbelzinnig. Bij een telefonische vergadering is het vaak mogelijk deze op te nemen. Dit kan handig zijn voor het maken van de notulen of om later de gemaakte afspraken en actiepunten nogmaals te beluisteren.
De voorzitter zorgt voor dynamiek in de vergadering. Hij motiveert de aanwezigen voor de doelstellingen van de ontmoetingen, maar respecteert hun andere bezigheden.
Als een agendapunt onverhoopt meer tijd in beslag neemt, bekijkt de voorzitter of het onderwerp niet in een kleiner comite of in de volgende vergadering kan worden afgehandeld. Als dat echt niet lukt, kijk dan of een ander agendapunt korter kan. Moet de vergadering echt langer duren, vraag dan toestemming van alle aanwezigen en maak duidelijk dat het om een uitzondering gaat.
(Bron: zibb)