Checklist telefonisch vergaderen
Hieronder vind je aandachtspunten voor het organiseren en uitvoeren van een telefonische vergadering.
Voorbereiding
- Informeer de deelnemers op tijd: tijdstip, inbelnummer, vergadercode etc.
- Adviseer de deelnemers om een rustige ruimte op te zoeken.
- Als u gebruik maakt van een handsfree telefoontoestel houd er dan rekening mee dat u omgevingsgeluiden in de vergadering introduceert. Zoek dus een stille plek op en zet het volume niet te hard om echo te voorkomen.
- In geval van dial-out: zorg dat u alle telefoonnummers op een rijtje heeft met liefst per deelnemer een backup nummer. Verzoek de deelnemers om de telefoon aan te zetten en niet in de voicemail te laten uitkomen.
- Stuur, net als bij een fysieke vergadering, alle vergaderstukken en de agenda op tijd rond.
Tijdens de conference call
- Zorg dat u zelf tijdig, liefst als eerste, inbelt en de vergadering opent.
- Zorg dat voor iedereen duidelijk is wie zijn ingebeld.
- Als er veel deelnemers zijn is het verstandig om af te spreken om je naam te noemen voordat je gaat spreken.
- Als je een vraag stelt noem dan de naam van degene aan wie je de vraag stelt.
- Laat elkaar uitspreken, voorkom dat de deelnemers door elkaar gaan spreken.
- Communiceer niet wollig maar beknopt en to the point.
- Zorg dat elke deelnemer in de gelegenheid wordt gesteld zijn of haar inbreng te geven.
- Sluit elk agendapunt af met een korte samenvatting.
- Maak aan het eind van de vergadering een afspraak voor het volgende overleg.
Na afloop
Stuur zo snel mogelijk na afloop van de vergadering de notulen van de vergadering of een besluitenlijst rond.